ISO 9001

LA NORMA ISO 9001

La Norma ISO 9001:2008 elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), especifica los requisitos para un Sistema de gestión de la calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privada, cualquiera sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales.

Atención: Esta norma es la única que puede certificar dentro de la familia ISO

Dependiendo del país, puede denominarse la misma norma "ISO 9001" de diferente forma agregándose la denominación del organismo que la representan dentro del país: UNE-EN-ISO 9001:2008 (España), IRAM-ISO 9001:2008, etc., acompañada del año de la última actualización de la norma.

ISO 9001: Contiene la especificación del modelo de gestión. Contiene "los requisitos" del Modelo.

ISO 9004: Contiene a la vieja ISO 9001, y además amplía cada uno de los puntos con más explicaciones y casos, e invita a los implantadores a ir más allá de los requisitos con nuevas ideas, esta apunta a eficiencia del sistema.

ISO 19011 en su nueva versión 2011: Especifica los requisitos para la realización de las auditorías de un sistema de gestión ISO 9001 y también para el sistema de gestión medioambiental especificado en ISO 14001.

De todo este conjunto de Normas, es ISO 9001 la que contiene el modelo de gestión, y la única capaz de certificarse. Ver "CERTIFICACIÓN ACREDITADA"

Estructura de ISO 9001:2008

Cap.1 al 3: Guías y descripciones generales.

Cap.4 Sistema de gestión: contiene los requisitos generales y los requisitos para gestionar la documentación.

Cap.5 Responsabilidades de la Dirección: contiene los requisitos que debe cumplir la dirección de la organización, tales como definir la política, asegurar que las responsabilidades y autoridades están definidas, aprobar objetivos, el compromiso de la dirección con la calidad, etc.

Cap.6 Gestión de los recursos: la Norma distingue 3 tipos de recursos sobre los cuales se debe actuar: RRHH, infraestructura, y ambiente de trabajo. Aquí se contienen los requisitos exigidos en su gestión.

Cap.7 Realización del producto/servicio: aquí están contenidos los requisitos puramente de lo que se produce o brinda como servicio (la norma incluye servicio cuando denomina "producto"), desde la atención al cliente, hasta la entrega del producto o el servicio.

Cap.8 Medición, análisis y mejora: aquí se sitúan los requisitos para los procesos que recopilan información, la analizan, y que actúan en consecuencia. El objetivo es mejorar continuamente la capacidad de la organización para suministrar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos. El objetivo declarado en la Norma, es que la organización busque sin descanso la satisfacción del cliente a través del cumplimiento de los requisitos.

ISO 9001:2008 tiene muchas semejanzas con el famoso “PDCA”: acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).[cita requerida] La norma está estructurada en cuatro grandes bloques, completamente lógicos, y esto significa que con el modelo de sistema de gestión de calidad basado en ISO se puede desarrollar en su seno cualquier actividad, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización publica o privada, cualquiera sea su tamaño. La ISO 9000:2000 (Norma obsoleta) se va a presentar con una estructura válida para diseñar e implantar cualquier sistema de gestión, no solo el de calidad, e incluso, para integrar diferentes versiones.

La nueva ISO 9001:2015

Desde junio del 2012 se inició la revisión de la versión actual de la norma; la intención es hacer una renovación mayor. Se busca que con el uso y certificación de esta norma la empresas sean más competitivas para el año 2020. Según el INLAC la norma cambiará en un 30%, respecto a la versión 2008; teniendo una estructura de alto nivel, incorporando dos nuevos requisitos quedando su estructura de la siguiente manera1 :

1.       Alcance

2.       Referencias Normativas

3.       Términos y Definiciones

4.       Contexto de la Organización

5.       Liderazgo

6.       Planificación

7.       Soporte

8.       Operación

9.       Evaluación del Desempeño

10.   Mejora

El proceso de revisión de la norma ISO 9001 inicia su fase final, después de que el pasado 3 de junio se publicara el borrador de la ISO 9001:2015, elaborado por el comité técnico ISO/TC 176 responsable de elaborar las normas de ISO 9000 y complementarias. Siguiendo la planificación prevista, el FDIS (borrador final) se publicará en noviembre de 2014 para poder publicar definitivamente la nueva versión de la norma en el otoño del año 2015.

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EL ABASTECIMIENTO O APROVISIONAMIENTO DE COMPRAS

CONCEPTO

El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

A)  Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

B) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

• Mantener la continuidad del abastecimiento.

• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.
• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.
• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada.
• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.
• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.
• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

C) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

D) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.  Los principales aspectos de esta actividad son:

• Control de la exactitud de sus existencias.
• Mantenimiento de la seguridad.
•  Conservación de los materiales.
• Reposición oportuna.

E)  Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

F)  Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación.

Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

G) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

IMPORTANCIA

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:

 Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

• Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
• Mantener unas normas de calidad adecuadas.
•  Buscar y mantener proveedores competentes.
•  Normalizar los elementos que se adquieren.
•  Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
•   Mantener la posición competitiva de la organización.
•  Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más   bajos posibles. 

APROBICIONAMIENTO

Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino también las del mundo exterior.

Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solución.

La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.

El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

• Las previsiones en un plan general.
• Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.

En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola área es importante que se reciba una buena compensación por los fondos comprometidos.

El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.

En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.

En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la empresa.

SUS NECESIDADES

En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:

1. Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales;
2. Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan.
3.  Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.

También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.

Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:

Con el gerente de Producción para determinar:

1. Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto.
2. Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo colocar los pedidos.
3.  La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.

Con el gerente de Logística para determinar:

1. Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
2. Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
3.  Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
4. Equipo y material necesario para el mantenimiento.
5. Capacidad de equipo y material para el transporte.
6. Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.

Con el jefe de Compras para definir:

1.  Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
2. La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
3.  Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

Con el gerente de Ventas o Comercialización para:

1. Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
2. Fechas necesarias de cada uno de ellos.

Con Contabilidad con el propósito de conocer:

1. Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
2. La conciliación que se efectúa en los inventarios.
3.  Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a:

1. La fabricación durante un determinado período.
2. El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
3. Una orden de compra específica.
4. La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.
5. Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

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CONCEPTO DE DISTRIBUCIÓN

ALMACENAR

Conjunto de actividades que se realizan para guardar y conservar artículos en condiciones optimas para su utilización desde que son producidos hasta que son requeridos por el usuario o cliente final.

ALMACENAMIENTO

Componente de una parte del sistema logístico de toda la organización donde se conservan productos entre el punto de origen y el punto de consumo, y que a su vez se provee información del estado, condición, y disposición de los ítem resguardados.

MISION DE LOS CENTROS DE

DISTRIBUCION

Satisfacer las necesidades del cliente final dentro de las filosofías de justo a tiempo y E.C.R., bajo los parámetros de seguridad y control concebidos en función de los requerimientos del cliente final y de las características especificas de los productos.

DEFINICION:

Es un área física definida e independiente utilizada exclusivamente para la administración de un proceso integral de: recepción, transporte,control, manejo, información, custodia, procesos especiales y distribución de productos.

OBJETIVOS DE LOS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN:

•    Mantener Los Stocks Previstos De Materiales Y Mercancía al Mínimo Costo.

•    Controlar Perfectamente Los Inventarios, La Facturación Y los Pedidos.

•    Lograr Que El Movimiento De Productos A Lo Largo De las Operaciones Sea Eficiente.

•    Prestar El Mejor Servicio Al Cliente Interno Y Externo

VIDEO DE UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CD):

EL GRAFICO ABC O LEY 80/20 DE PARETO

EL GRAFICO ABC COMO TECNICA DE GESTION DE INVENTARIOS

 

El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más eficientes. Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A,B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos:

 

ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.

ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.

ARTICULOS C: Los de importancia reducida.

 

La designación de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier número de clases. También el % exacto de artículos de cada clase varía de un inventario al siguiente. Los factores más importantes son los dos extremos: unos pocos artículos significativos y un gran número de artículos de relativa importancia. Esta relación empírica formulada por Vilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy útil y sencilla de aplicar a la gestión empresarial. Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre las causas más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:

Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectúan las mismas

(optimización de pedidos).

 

• El valor de los stocks y el número de ítems de los almacenes.

• Los costos y sus componentes.

 

Los beneficios de la empresa y los artículos que los producen (determinar aquellos productos que, teniendo una alta penetración en el mercado -facturación-, disponen de baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja penetración -comercialización-, disponen de alta rentabilidad).

 

Ejemplo de aplicación

A continuación se desarrollará un ejemplo que permitirá visualizar cómo se determinan

las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artículos:

 

 

 

 

 

Resolución

1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:

·         Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.

·         Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.=5%)

·         Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.

·         Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario.

 

 

 

2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:

 

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